Hola, en más de una ocasión me he encontrado con esta pregunta por parte de muchos clientes o usuarios que tienen una tienda online con Woocommerce y por alguna razón en algún momento se han visto en la necesidad de responder al cliente desde el email que reciben de Woocommerce cuando se ha creado un nuevo pedido.

De forma predeterminada cuando Woocommerce envía el email al administrador de la tienda cuando se ha realizado un nuevo pedido, el email de respuesta si utilizamos la función de responder de nuestro cliente de correo, suele ser o la misma que el administrador de Woocommerce (en este caso la misma dirección del administrador o [email protected]).

Esto hace imposible responder al cliente desde el propio correo electrónico, y es necesario acceder a la intranet de nuestro Woocommerce, acceder al pedido y contestar desde el apartado de notificaciones o bien desde la dirección de email del cliente que aparece en el pedido.

Si todavía no has pensando en que puede servir esta función, te pongo varios ejemplos:

  1. Eres una empresa que gestiona los emails desde un CRM y quieres responder al cliente desde el propio CRM (no puedes hacerlo, porque no tienes el email del cliente en el mismo correo, tienes que acceder a Woocommerce o al panel de pedidos del CRM para acceder a su email).
  2. Tienes un tipo de comercio que por costumbre sueles contestar a los emails desde el teléfono móvil, y como usas habitualmente el botón de responder de tu cliente de correo, en este caso tampoco puedes hacerlo porque una vez más no dispones del email del cliente ya que Woocommerce no te lo proporciona en este correo electrónico.
  3. Tienes un tipo de comercio por ejemplo un fastfood o restaurante y quieres configurar un sistema de auto-respuesta en tu cliente de correo para poder contestar automáticamente al cliente cuando has recibido un nuevo pedido, con un email por ejemplo: tu pedido ha sido enviado a la cocina.

En ninguna de las opciones anteriores puedes utilizar la opción de respuesta, ya que Woocommerce no te envía de forma predeterminada el email de cliente como opción de respuesta en el email de nuevo pedido.

Por eso he creado un pequeño plugin que funciona solo con tenerlo instalado y activado, este plugin te permite sin tener que configurar nada que Woocommerce, te envíe el email del cliente como opción de respuesta en el email de nuevo pedido, de esta manera podrás contestar desde tu CRM, cliente de correo electrónico o crear funciones de auto-respuesta con filtros cuando recibes los emails de nuevos pedidos de Woocommerce.

Un ejemplo de uso real:

En las cafeterías de un cliente se ha implementado un Woocommerce como tienda online para que sus clientes puedan realizar los pedidos de sus pizzas, hamburguesas, bocadillos, etc y poder enviarlos a domicilio o que los clientes los puedan recoger en el local al estilo Tele Pizza o cualquier otra tienda de este tipo.

Como son varias cafeterías desde las que se reciben los pedidos pero Woocommerce no permite crear subtiendas o filtros de a que cafetería enviar el email dependiendo de las opciones elegidas por el cliente, se opto por utilizar el cliente de correo como alternativa gracias a muchas funciones útiles que necesitaban en los TPV de las cafeterías.

¿Qué necesitaba el cliente exactamente?

  1. Poder recibir el correo electrónico de nuevo pedido en la cuenta de correo correspondiente que utilizaba en todos los TPV y su propio móvil para poder monitorizar los pedidos en todo momento.
  2. Que los pedidos se pudiesen imprimir al ser recibidos a través de la impresora de TICKET de la cafetería.
  3. Que al imprimir el TICKET se pudiese enviar un correo electrónico automático al cliente indicando que su pedido estaba siendo preparado (no olvidar, que los pedidos eran para preparar pedidos eran de comida a domicilio o para recoger en local)

¿Qué se hizo para solucionar los problemas?

  1. Se opto por instalar el cliente de correo electrónico Mozilla Thunderbird, ya que el uso del correo electrónico era prioritario y Thunderbird nos permite utilizar funciones extras para utilizar en el equipo de la cafetería (ya que Woocommerce esta en un servidor Online y no tiene acceso al equipo, por lo que no puede interactuar con funciones del sistema operativo).
  2. Se instalo el completo Filtaquilla para Thunderbird, este complemento nos permite utilizar funciones de filtrado especiales como mandar a imprimir un email de forma automática, ejecutar un programa del ordenador, incluso reproducir un sonido de alerta cuando se recibe un email.
  3. Se instalo el complemento PrintingTools de Thunderbird para poder realizar configuraciones en la forma de imprimir de Thunderbird, como por ejemplo que no aparezca el listado de impresoras, de esta manera podemos imprimir directamente sin diálogos ni interacción humana (recordar que todo este proceso se tiene que realizar de forma automática).
  4. Se realizo la configuración de filtros que permite Thunderbird para seleccionar los correos electrónicos con el asunto “nuevo pedido“, y que el contenido de los correos tuvieran los textos relacionados con los métodos de envío de Woocommerce, en este caso los métodos de envío eran: Recoger en cafetería XXX, Recoger en cafetería OOO, Servicio a Domicilio.
  5. También se realizaron las configuraciones y vistas preliminares de los emails antes de ser imprimidos para realizar impresiones de prueba y ver que todo funcionaba bien.
  6. El email de nuevo pedido se configuro como Solo texto en la configuración de correos electrónicos de Woocommerce, ya que las impresoras de TICKET suelen tener problemas para imprimir colores, imágenes o incluso tablas, lo mejor es imprimir textos.
  7. Se configuro una plantilla de email, para poder responder al cliente de forma automática una vez se mandaba el TICKET a la impresora, esto se configura en las mismas opciones del filtro, quedando asi:
    => El asunto contiene “nuevo pedido” => El cuerpo del mensaje contiene “cafetería”, “recoger”, “nombre de la cafetería” => imprimir email => responder al cliente utilizando la plantilla que habíamos creado anteriormente con el mensaje “su pedido esta siendo preparado en estos momentos, en 40 minutos estamos en su casa”.
  8. Se creo el plugin para Woocommerce que permite enviar el email del cliente como opción de respuesta en el correo electrónico para poder utilizar la opción de responder de forma automática en los filtros de Thunderbird.

Cosas a tener en cuenta

Las impresoras de TICKET en muchos equipos se suelen configurar con el driver genérico de Windows, como Generic / Text Only, pero para que Thunderbird pueda imprimir sin problemas, es necesario instalar las impresoras TICKET con su driver original para poder crear los formatos de impresión correcto para el tamaño de papel correcto, además de habilitar todas las opciones de la impresora.

Conclusión final

La elección de utilizar Thunderbird como cliente de correo fue debido a sus complementos adicionales, ya que permiten utilizar funciones especiales dentro del equipo, incluso la de ejecutar otros programas o script que se puedan crear (la imaginación es poder).

Seguramente el sistema se pueda crear o realizar de otra manera, pero ya que era requerido utilizar el correo electrónico como parte principal de usabilidad y control, no se opto por otros sistemas, quizás mas complejos como un plugins de websocket para comunicar con los equipos de las cafeterías o cosas similares.

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