Automatiza aprobaciones de compras, gastos, vacaciones y contratos con reglas inteligentes y escalado.
Un pedido de compra requiere aprobación del manager. El email llega en un momento de reuniones, se olvida, se pierde entre 200 correos. El proveedor espera, el proceso para. Días más tarde alguien pregunta "¿qué pasó con ese pedido?".
El director comercial está de viaje. Nadie puede aprobar los pedidos porque no hay un sustituto formal. O el límite de aprobación no está claro: ¿puede el manager aprobar hasta €5.000 o €10.000? Las reglas existen en la cabeza de alguien, no en el sistema.
¿Quién aprobó ese gasto? ¿Cuándo? ¿Con qué justificación? Cuando llega la auditoría o el litigio, nadie recuerda. Las aprobaciones por email o WhatsApp no dejan rastro estructurado ni son buscables. Cumplimiento imposible.
Gastos iguales se aprueban de forma distinta según quién los pida o quién esté disponible. Sin reglas codificadas en el sistema, la política de aprobación es interpretable. Esto genera conflictos internos y decisiones inconsistentes que afectan a la contabilidad.
El coste invisible: Cada aprobación manual tarda una media de 3 días. Automatizada tarda 2 horas. En 100 aprobaciones al año, recuperas 290 días-persona de productividad.
El solicitante rellena un formulario con los datos necesarios: tipo de gasto, importe, proveedor, justificación. Toda la información queda registrada desde el inicio.
El sistema determina quién debe aprobar según las reglas configuradas: importe, departamento, tipo de gasto. Aprobador en serie, paralelo o mixto.
El aprobador recibe notificación en email, Slack o Teams. Puede aprobar/rechazar desde el link sin entrar a ningún sistema adicional.
Si no hay respuesta en X horas, escala al sustituto. Si el sustituto tampoco responde, alerta al siguiente nivel. Sin cuellos de botella por ausencias.
Define tus propias reglas: umbrales por importe, departamento, tipo de gasto o combinaciones complejas.
Cada acción queda registrada: quién aprobó, cuándo, qué comentario dejó. Auditoría completa siempre disponible.
Una vez aprobado, el pedido o gasto se crea automáticamente en el ERP o sistema contable. Sin doble entrada.
Workflow de aprobación de pedidos B2B entre 5 empresas del grupo con reglas distintas por entidad. Antes tardaban 4-5 días en aprobar un pedido; ahora tarda 4 horas.
-70% tiempo aprobaciones
De días a horas por solicitud
Aprobación de compras con 3 niveles jerárquicos y delegación automática por ausencias. La auditoría interna pasó de 2 semanas a 2 horas gracias al log completo.
Trazabilidad total
Cada aprobación registrada con timestamp y justificación
Workflow de aprobación de gastos de clientes con reglas por socio responsable. Integrado con su sistema de facturación para que los gastos aprobados se repercutan automáticamente.
Reglas configurables por socio
Políticas distintas por área de práctica
Tiempo por aprobación
De días a horas
Trazabilidad
Cada acción registrada
Aprobaciones perdidas
Escalado automático garantiza respuesta
Reglas configurables
Sin límite de complejidad
Una empresa con 200 aprobaciones/año perdiendo 2 días por aprobación = 400 días-persona/año. A €200/día, son €80.000 en productividad perdida. Más el riesgo de auditoría por falta de trazabilidad. El workflow se implementa por €6.000-€12.000 y se amortiza en menos de 2 meses.
Cuando el pedido está aprobado, la factura debería generarse y enviarse sola también.
Ver solución →Pedidos aprobados que se crean automáticamente en el ERP. Sincronización end-to-end sin doble entrada.
Ver solución →Los workflows son uno de los pilares del servicio de automatización. Descubre qué más se puede automatizar en tu empresa.
Ver servicio completo →Hablemos sobre cómo el Método Medina Core puede resolver tu caso concreto.
Hablemos de tu caso Ver más solucionesÚltima actualización: 19/04/2026
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